Splošni pogoji pri opravljanju storitve izmenjave eRačunov

  1. Splošna določila

S Splošnimi pogoji poslovanja podjetje Workforce d. o. o. pri opravljanju poslovne storitve, storitve izmenjave eRačunov (v nadaljevanju: Splošni pogoji pri izmenjavi eRačunov) družba Workforce d. o. o., Koroška cesta 1, 4000 Kranj (v nadaljevanju: izvajalec) določa medsebojne pravice, obveznosti in pogoje v okviru opravljanja storitve.

Izvajalec je naveden na seznamu ponudnikov e-poti, s katerimi ima Uprava Republike Slovenije za javna plačila (v nadaljevanju URSJP) sklenjene pogodbe. S temi splošnimi pogoji so opredeljene medsebojne pravice ter obveznosti izvajalca in naročnika. Ti splošni pogoji imajo značaj pogodbe. Naročnik je pravna ali fizična oseba, ki je izdajatelj ali prejemnik eRačun. Kot dan sklenitve pogodbe med izvajalcem in naročnikom se šteje dan, ko naročnik podpiše Dogovor o opravljanju storitev izmenjave eRačunov (v nadaljevanju: dogovor) ali izvajalcu poda le naročilo za dostop do modula eRačun in izvajanje storitev izmenjave eRačunov s sprejemanjem vseh določil teh Splošnih pogojev pri opravljanju storitve izmenjave eRačunov.

S podpisom dogovora ali naročila naročnik potrjuje, da je bil s temi splošnimi pogoji seznanjen pravočasno in na način, da je imel dovolj časa, da se je pred sklenitvijo pogodbe seznanil s pogoji za uporabo modula eRačun in da s temi Splošnimi pogoji pri izmenjavi eRačunov v celoti soglaša. Za podpis naročila in sprejem splošnih pogojev pri izmenjavi eRačunov se šteje tudi zaznava volje naročnika, izvedena prek spletne aplikacije ePoslovalnica z naročnikovo identifikacijo identitete naročnika (uporabniško ime za dostop do portala), IP dostopa naročnika in čas podaje volje. 

Naročnik sprejema, da ima izvajalec le vlogo ponudnika elektronske poti in pooblaščenca za elektronski podpis eRačuna in kot dostavljavec ovojnice ne odgovarja na morebitne vsebinske in tehnične napake naročnika – pošiljatelja.

  1. Opredelitev pojmov

Izdajatelj eRačuna je naročnik, pravni subjekt, ki izda e-račun in ima s prejemnikom e-računa sklenjeno poslovno razmerje.
Prejemnik eRačuna je fizična ali pravna oseba, ki ji je namenjen e-račun in ima z naročnikom, izdajateljem e-računa sklenjeno poslovno razmerje. 
Ponudnik e-poti prejemnika eRačuna je tisti ponudnik e-poti, preko katerega prejemnik prejema e-račune – izvajalec.
Ponudnik e-poti izdajatelja eRačuna je tisti ponudnik e-poti, preko katerega izdajatelj pošilja e-račune in s katerim sklene poslovno razmerje – dogovor oz. poda naročilo.
Posredovanje eRačuna je proces posredovanja e‐računa od izdajatelja do prejemnika, poslovna storitev izmenjave eRačuna.
E-prijava je soglasje oz. prijava za prejemanje e-računov, ki je v elektronski obliki. 
E-odjava je soglasje oz. odjava od prejemanja e-računov, ki je v elektronski obliki. 

Izvajalec ima skladno z ZEPEP vlogo posrednika elektronskega sporočila.
Oddaja je posamezna operativna zahteva za izvedbo posredovanja eRačuna, ima vlogo pisnega, lastnoročno podpisanega naloga. Šteje se, da hkrati z naročilom poda uporabnik tudi soglasje za izvršitev zahtevane storitve. 

Stranki dogovora se strinjata, da ima izvajalec le vlogo ponudnika elektronske poti in pooblaščenca za elektronski podpis e-RAČUNA in kot dostavljavec ovojnice ne odgovarja na morebitne vsebinske in tehnične napake naročnika – pošiljatelja.

  1. Uporaba storitve izmenjave e-RAČUNOV

Za uporabo storitev izmenjave eRačunov mora naročnik soglašati s temi Splošnimi pogoji pri izmenjavi eRačunov oz. mora skleniti dogovor o opravljanju storitev posredovanja eRačunov. S sprejemom teh Splošnih pogojev pri izmenjavi eRačuna se šteje, da naročnik podaja izvajalcu soglasje za prejem e-računov, kjer izvajalec nastopa kot izdajatelj in soglasje za prejem eRačunov s strani URSJP. 

Obveznost izvajalca je, da bo na podlagi dodeljenih elementov prepoznave za dostop v spletno aplikacijo ePoslovalnica naročniku omogočil dostop do programskega modula eRačunov, kjer bo naročnik v svojem imenu lahko:
3.1.  v aplikacijo vstavil že formiran e-račun v formatu e-SLOG z vizualizirano prilogo,
3.2. v aplikaciji izdelal račun in ga digitaliziral v format e-SLOG z vizualizirano prilogo,
3.3. dodal poljubne priloge, za katere je dogovorjen s prejemnikom e-računa – proračunskim uporabnikom, 
3.4. pred pošiljanjem, po digitalizaciji preveril vsebinsko skladnost naložene oz. pripravljene vsebine,
3.5. poslal e-račun s prilogami prek elektronske poti izvajalca.

Izvajalec bo opravil tehnični nadzor nad e-SLOGOM in pošiljko odpravil naslovniku.

3.1. Naročnik že ima formiran eRačun v formatu e-SLOG z vizualizirano prilogo

Naročnik v svojih temeljnih blagajniških, knjigovodskih ali vzporednih programih izvede predfazo: fakturiranje blaga in storitev kot izdajatelj računa. Izdelan račun izvozi iz temeljnega programa z dvema datotekama s končnicama: .xml in .pdf (ali word ali druga datoteka ki omogoča vizualizacijo), kjer je datoteka .xml elektronski račun izdelan po standardu e-SLOG in spremljajočo vizualizacijo elektronskega računa in kjer je .pdf datoteka ali datoteka z drugačno končnico spremljajoči, za osebo prejemnika čitljivi, vizualiziran zapis izdanega oz. prejetega računa.

Naročnik izvoženi datoteki uvozi v modul eRačun.

Izvajalec mora zavrniti eRačun v primeru, če: 

  • naročnikov predhodno pripravljeni eRačun ni izdan v skladu s standardom e-slog;
  • naročnikov eRačun vsebuje napačno posredovane podatke oz. so posredovane neprimerne vsebine;
  • prejemnik eRačuna ni uporabnik storitev izmenjave e-računov.


3.2. Naročnik bo v modulu eRačun izdal račun ter ga digitaliziral v format e-SLOG z vizualizirano prilogo

Naročnik je dolžan pri izdaji računa neposredno v modulu eRačun pri vnosu glave računa navesti vsebinsko in strukturno pravilne podatke prejemnika računa, vsebinsko pravilne postavke računa in navesti ustrezne klavzule računa. Po opravljenem vnosu naročnikovih podatkov se izvede digitalizacija podatkov s pretvorbo podatkov v e-SLOG.

Naročnik je kot izdajatelj računa in uporabnik orodja dolžan preveriti razliko med vnesenimi podatki in zapisanimi podatki po digitalizaciji in digitalizirane podatke, v kolikor je vsebinsko izdani račun v datotekah .xml in .pdf skladen z vnesenimi podatki shraniti skladno z zakonodajo (izpis in hramba med izdanimi računi za davčne namene, kopiranje datoteke in hramba na digitalnem mediju, itd.).

Izvajalec se zavezuje omogočiti začasni elektronski arhiv podatkov, ki jih je naročnik poslal prejemniku in ki jih mora naročnik na svoji strani ustrezno arhivirati po uporabi modula. 

3.3. dodaja poljubnih prilog, za katere je naročnik dogovorjen s prejemnikom e-računa - proračunskim uporabnikom

Izvajalec omogoči naročniku, da prejemniku poleg elektronskega računa dostavi tudi poljubne priloge, v digitalni obliki, za katere se je dogovoril s prejemnikom oz. izkazujejo fakturirane vrednosti in zagotavljajo revizijsko pot.

3.4. naročnikova dolžnost preverbe vsebinske skladnosti naložene oz. pripravljene vsebine pred pošiljanjem

Naročnik polno prevzema odgovornost do pravilne navedbe naslovnika, pravilnosti podatkov na računu, individualno hranjenje celovitosti podatkov z računa, skladnosti podatkov na računu z zakonodajo, ustreznosti priloženih prilog ter roka oddaje računa.

3.5. pošiljanje elektronskega računa s prilogami prek elektronske poti izvajalca

Naročnik pooblašča izvajalca, da bo v imenu naročnika z lastnim certifikatom podpisal oddani elektronski račun naročnika in račun s prilogami v elektronski ovojnici odpremil kot pošiljko ter jo dostavil naslovniku vsakič, kadar bo naročnik operativno izvedel pošiljanje eRačuna v modulu eRačun v aplikaciji ePoslovalnica.

  1. Medsebojne pravice in obveznosti 


Obveznosti izvajalca:

  • identifikacija izdajatelja eRačuna, naročnika pri vstopu v aplikacijo ePoslovlanica;
  • prejete eRačune prevzame v svoj sistem in jih posreduje prejemnikom najkasneje v roku treh delovnih dni od prejema;
  • zavrne eRačune, ki niso ustrezni oz. njihovo posredovanje ni možno, v skladu s prejšnjim odstavkom tega člena in o tem obvesti izdajatelja e-RAČUNA najkasneje v roku treh delovnih dni;
  • naročniku v modulu e-RAČUN omogoči spremljanje odpreme, prenosa in prejema pošiljke na strani naslovnika;
  • eRačune da prejemniku na razpolago na dogovorjenem mestu v aplikaciji ePoslovalnica;
  • prejemnikom e-računov na dogovorjenem mestu omogoči vpogled v podatke o izdajateljih eRačuna.

Delovni čas izvajalca:

  • Storitev izmenjave eRačuna je uporabnikom na razpolago v režimu 24/7/365.
  • Podpora v primeru težav je na razpolago vsak delovnik med 8:00 in 15:00 na kontaktih izvajalca (email: eracun@mjob.si, neposreden gsm: 041 733 190, ter vsi ostali kontakti izvajalca).

Naročnikove obveznosti:

  • za dostop do modula eRačun je dolžan podati naročilo in skleniti dogovor;
  • redno pregledovanje in upoštevanje obvestil poslanih s strani izvajalca;
  • redno preverjanje vseh izdanih in prejetih e-računov;
  • na lastno odgovornost in lastne stroške zagotoviti namestitev ter vzdrževanje opreme v varnem okolju, skladno s tehničnimi zahtevami in zagotavljati varovanje pred nepooblaščenim vstopom in dostopom do informacij, vezanih na uporabo eRačuna;
  • naročnik je dolžan individualno zagotavljati revizijsko sled med vsebino računa in dobavo blaga oz. storitev, s skrbnim in odgovornim varovanjem elementov dostopa do portala zagotavljati pristnost izvora eRačun, ki ga izda zakoniti zastopnik naročnika ali njegov pooblaščenec in arhivirati stanje fakturiranja za dokazovanje celovitosti vsebine posredovanih eRačunov;
  • ob vsaki spremembi povezani s prejemanjem e-računov mora obvestiti izvajalca.

Vse reklamacije v zvezi z napačnimi podatki, neprimerno vsebino ali neprejetim e-računom naročnik in prejemnik rešujeta neposredno.

  1. Odgovornost izvajalca pri izvajanju storitve izmenjave eRačuna


Izvajalec naročniku in naslovniku ne odgovarja za škodo, ki bi nastala zaradi dejanj in dogodkov zunaj njene sfere oziroma oblasti (na primer: višja sila), za onemogočen dostop do modula eRačun ter ne prevzema odgovornosti in škode zaradi morebitne izgube ali uničenja katerih koli podatkov imetnika računa. Hkrati naročnik storitve sam odgovarja za škodo, ki bi komurkoli, predvsem pa njemu, nastala zaradi izgube ali uporabe uporabniškega imena ali gesla s strani nepooblaščenih tretjih oseb. V primeru najmanjšega suma naročnika, da bi lahko zaradi njegovih dejanj ali dejanj tretje strani prišlo do zlorabe njegove identitete, je dolžan o tem nemudoma obvestiti izvajalca.
Naročnik izrecno priznava, da je izključena kakršnakoli oblika odškodninske ali druge odgovornosti izvajalca zaradi škode, ki bi nastala naročniku, prejemniku in/ali tretjim osebam zaradi nedelovanja modula eRačun oz. storitve izmenjave eRačunov oz. računalniškega sistema kot celote in se v naprej odpoveduje zahtevkom iz tega naslova.
Izvajalec ne odgovarja za delovanje in dostavo eRačunov preko ostalih ponudnikov e-poti, tehnične opreme in zagotavljanja dostopnosti do dostavljenih eRačunov prejemnikov oz. izdajateljev ter naročnika.

  1. Nadomestila pri storitvi izmenjave e-RAČUNA


Izvajalec bo na podlagi poslovnih storitev, ki jih bo za naročnika opravil na podlagi dogovora ali naročila slednjemu izstavil račun v skladu s Splošnimi pogoji podjetja Workforce d. o. o. in Splošnimi pogoji pri opravljanju storitve izmenjave eRačunov. 
Sestavni del splošnih pogojev je tudi Cenik storitev podjetja Workforce d. o. o. in Cenik storitve izmenjave eRačunov Workforce d. o. o.

Vsakokrat veljavni splošni pogoji so objavljeni:

  • na spletni strani https://www.mjob.si/splosni-pogoji;
  • v vseh poslovalnicah izvajalca, ki se nahajajo na ozemlju Republike Slovenije.

Izvajalec bo za naročnike (ne glede na Cenik storitev izmenjave eRačunov), za katere opravlja dejavnost posredovanja občasnih in začasnih del, v primeru, da se primarna zakonodaja veljavna na dan 12. 12. 2014 ne spremeni, opravljal storitve izmenjave e-RAČUNOV do 31. 12. 2015 brezplačno. 
Naročnik je dolžan izvajalcu račun plačati v roku, določenem v dogovoru oz. v primeru, da dogovor ni sklenjen in se storitev izvaja na podlagi naročila v osmih dni od njegove izstavitve. 

  1. Prenehanje uporabe storitve izmenjave e-RAČUNA

Vsaka stranka, podpisnica dogovora lahko dogovor odpove skladno z določili dogovora s 30-dnevnim odpovednim rokom. Enako velja za naročnike, ki dogovora niso sklenili. Odpoved dogovora mora biti drugi stranki dogovora poslana s priporočeno poštno pošiljko. V kolikor naročnik odpove ta dogovor zaradi spremembe splošnih pogojev, prične teči rok za odpoved tega dogovora z dnem, ko je izvajalec naročnika o spremembi splošnih pogojev obvestil z obvestilom na spletni strani https://www.mjob.si/splosni-pogoji. Izvajalec lahko enostransko odpove ta dogovor brez odpovednega roka, če ugotovi, da je naročnik ravnal v nasprotju z določili tega dogovora, če oceni, da gre za zlorabo storitev izvajalca, zlasti pa, če naročnik izvajalcu svojih obveznosti ne poravna v roku 60-ih dni od zapadlosti obveznosti v plačilo. Izvajalec lahko prav tako enostransko odpove ta dogovor brez odpovednega roka, v kolikor je prekinjena pogodba o izmenjavi e-RAČUNOV z Upravo Republike Slovenije za javna plačila.

  1. Končne določbe

Naročnik sprejema, da za te splošne pogoje velja pravo Republike Slovenije in da za reševanje morebitnih sporov, ki bi nastali v zvezi s temi splošnimi pogoji, odloča sodišče, ki je pristojno po sedežu izvajalca. 

Te »Splošne pogoje pri opravljanju storitve izmenjave eRačunov« je sprejela uprava družbe Workforce d. o. o. dne, 12. 12. 2014, in veljajo od dne, 16.12. 2014, dalje. 

Ti splošni pogoji so objavljeni:

  • na spletnem naslovu https://www.mjob.si/splosni-pogoji;
  • v vseh poslovalnicah izvajalca, ki se nahajajo na ozemlju Republike Slovenije.



V Kranju, dne 12. 12. 2014

Workforce d. o. o.
Matjaž Minatti, direktor